Als Event Support sorgst du für einen reibungslosen Ablauf aller Event-Logistik. Dazu gehört das Begrüßen von Kund*innen, das Vorbereiten und Einrichten der Eventräume sowie das Bereitstellen von Catering vor Ort. Die Position ist Teilzeit, die Arbeitszeiten richten sich nach dem Eventplan.
Die Stelle ist Teilzeit, und die Arbeitszeiten variieren je nach Veranstaltungsplan.
Vorbereitung der Logistik, einschließlich der Einrichtung von Räumen und Catering-Bereichen (Getränke, Snacks usw.) für Co-Working, Meetings und Veranstaltungen.
Betreuung der Raumbucher/innen während ihrer Veranstaltungen (Begrüßung, Raum zeigen, technische Einrichtung mit ihnen durchführen (Laptops, Mikrofone, Bildschirme anschließen...), Hauptansprechperson während der Veranstaltungen).
Empfang von Kund:innen und Weiterleitung an die entsprechenden Teammitglieder, Gastgeber/innen, Mitglieder oder Besprechungsräume.
Pflege des Catering-Equipments und der Kaffeemaschinen.
Gelegentliche Betreuung der Rezeption.
Praktische Herangehensweise, ausgeprägte Flexibilität sowie eine hohe Aufmerksamkeit für Details.
Bereitschaft, sich an flexible Arbeitszeiten anzupassen, je nach Veranstaltungsplan.
Sicherer Umgang mit Event- und Bürotechnik sowie eine allgemein technikaffine Einstellung.
Erfahrung im Umgang mit Unternehmensvertretern oder Geschäftskunden von Vorteil, um eine professionelle und serviceorientierte Betreuung zu gewährleisten.
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Gültige Arbeitserlaubnis für Österreich.
Weitreichende Gestaltungs- und Lernmöglichkeiten in einem kreativen und unternehmerischen Team
Monatlicher Zuschuss für deine Wiener Linien Jahreskarte
Community-Events wie Sommerfeste, Winterfeiern und weitere Veranstaltungen.
Zugang zu allen Angeboten von Impact Hub, Climate Lab und Future Health Lab
Freiwilligentage, Weiterbildungen, Teamaktivitäten, Partnerangebote, uvm.
Hohe Autonomie und Eigenverantwortung durch Teamstruktur gemäß Holacracy
Arbeitszeit: 20 Stunden/Woche
Startdatum: September 2025
Vergütung: Das Jahresgehalt für Vollzeitkräfte beträgt zwischen 25.662 € und 36.218 € brutto, abhängig von Ausbildungsgrad, Qualifikationen und Berufserfahrung (unserem internen Gehaltsschema entsprechend). Es unterliegt einer jährlichen Inflationsanpassung (erste Anpassung im März 2025).
Arbeitsort: Future Health Lab (1100)
Bitte sende deinen Lebenslauf sowie eine Beschreibung deiner Motivation und warum du die richtige Person für die Stelle bist, in einer beliebigen Form (z. B. Video, Poster, Dokument usw.) über unser Bewerbungsportal.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung bis zum 27. Juli 2025.
Da wir Bewerbungen laufend prüfen, freuen wir uns über deine frühzeitige Bewerbung.
As an Event Support, you will ensure the smooth coordination of all event logistics. This includes welcoming clients, setting up event spaces, preparing on-site catering. The position is part-time with working hours depending on the event schedule.
Preparing logistics incl. set up of rooms, catering areas (drinks, snacks…) etc. for co-working, meetings and events
Servicing space bookers during their events (welcome them, show them space, set up tech with them (connect laptops, microphones, screens…), be main contact person during events)
Welcoming clients and directing them to the relevant team members / hosts / members / meeting rooms etc.
Maintaining the catering equipment and the coffee machines
Occasional Front Desk hosting
A hands-on approach, strong flexibility, and a keen attention to detail.
Confidence in using event and office technology and a general tech-savvy mindset.
Willingness to adapt to flexible working hours based on the event schedule.
Experience in dealing with corporate representatives or business clients is an advantage, ensuring a professional and service-oriented approach.
Good written and spoken proficiency in German and English.
Valid work permit for Austria.
Unique learning opportunities in a creative & open-minded team
Monthly allowance for your annual public transport pass
Community events such as summer parties, winter celebrations, and other events.
Access to all offerings from Impact Hub, Climate Lab, Future Health Lab and Education Lab.
Volunteer days, training programs, team activities, partner offers, and more.
Working with Holacracy, a management framework with extensive autonomy, responsibility and ownership
Role: 20h/week
Start date: September 2025
Compensation: The minimum full-time gross salary for this position is € 26,600 per year, with a possible range up to € 37,268 per year, depending on qualifications and experience according to our internal salary scheme. For this part-time position (20 hours per week), the salary will be calculated proportionally.
Location: Future Health Lab (Alfred-Adler-Straße 1, 1100 Vienna)
Please send your CV & a description of your motivation and why you are the right person for the job in whatever form you like (e.g. video, poster, document, etc.) via the application form here.
Application deadline: 27th of July
Since we review applications on an ongoing basis, we welcome your early submission.