Space and Event Host (m/f/d) | Jobs at Impact Hub Vienna

Space und Event Host (w/m/d)

Permanent employee, Part-time · Education Lab

Jobbeschreibung

Gestalte die Zukunft der Bildung mit uns!

Im April 2025 öffnet ein einzigartiger Ort seine Türen: Ein Zentrum für Bildungsinnovation, das in enger Zusammenarbeit mit der Stadt Wien und zahlreichen Partner:innen entsteht. Hier werden Pädagog:innen, Bildungsinitiativen und Gestalter:innen aus Politik, Wirtschaft und Verwaltung zusammenkommen, sich vernetzen und voneinander lernen. Unser Ziel ist es, die wirkungsvollsten Lösungen und Innovationen zu fördern und sie schnellstmöglich in Kindergärten, Schulen und das gesamte Bildungssystem zu bringen.

Um diesen inspirierenden Ort zum Leben zu erwecken, suchen wir ab sofort eine:n engagierte:n und organisierte:n Space und Event Host (w/m/d), der/die dafür sorgt, dass sich unsere Mitglieder:innen und Gäste rundum wohlfühlen. Du bist der erste Eindruck, der zählt – ein freundliches Gesicht, das Besucher willkommen heißt und ihre Anliegen löst.

Verantwortung

Deine Mission:

Gastgeber:in mit Herz & Community-Verbindung: Du schaffst eine inspirierende und einladende Atmosphäre, in der sich jede/r willkommen und zuhause fühlt. Dazu gehören die herzliche Begrüßung, Betreuung und Anleitung von Mitgliedern und Gästen sowie das freundliche Gesicht des Education Labs bei allen Veranstaltungen.
Event-Zauberer:in & Logistik-Genie: Du organisierst und betreust interne und externe Veranstaltungen und Meetings, von der detaillierten Vorbereitung bis zur reibungslosen Durchführung. Du kümmerst dich um die gesamte Logistik, einschließlich des Auf- Um- und Abbaus von Räumen und Cateringbereichen für Coworking, Meetings und Events.
Raum-Expert:in & Technik-Enthusiast:in: Du betreust Raumbucher:innen während ihrer Veranstaltungen: Empfängst sie herzlich, führst sie durch die Räumlichkeiten und richtest die Technik ein. Du sorgst dafür, dass unsere technische Infrastruktur (Drucker, AC, Internet, Bildschirme) reibungslos funktioniert und unterstützt bei Bedarf, in Abstimmung mit dem Facility Management vor Ort.
Organisationsprofi & Büro-Manager:in: Du behältst den Überblick über alle Abläufe, von der Raumverwaltung bis zur Koordination mit externen Partner:innen, wie z.B. Catering-Services und Lieferant:innen. Du sorgst dafür, dass alle Räumlichkeiten ordentlich und gepflegt bleiben und verwaltest Büromaterialien, Büroausstattung sowie den Postein- und -ausgang und die ICT-Infrastruktur.
Rezeption-Expert:in: Du betreust die Rezeption, beantwortest Anrufe und E-Mails, bearbeitest die Post und sorgst für das Öffnen und Schließen der Räumlichkeiten.

Eigenschaften

Dein Profil:

Du bist ein Kommunikationstalent mit ausgeprägten Organisationsfähigkeiten.
Gastfreundschaft und Serviceorientierung sind deine Stärken.
Du bringst idealerweise Erfahrung im Gastgewerbe, Tourismus oder Facility Management mit.
Du arbeitest selbstständig und bist gleichzeitig ein Teamplayer.
Du hast eine Leidenschaft für Bildung, Innovation und Zusammenarbeit.
Du hast Affinität oder Erfahrung mit technischer Infrastruktur.
Du bist sicher im Umgang mit Google Workspace und anderen relevanten Softwareanwendungen, z.B. idealerweise mit einer Buchungssoftware.
Du arbeitest ziel- und wirkungsorientiert und hast eine ausgeprägte Problemlösungskompetenz.
Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Du besitzt eine gültige Arbeitserlaubnis für die Europäische Union

Arbeitsumgebung

Was dich erwartet:

Ein dynamisches und inspirierendes Arbeitsumfeld im Herzen der Bildungs-Innovationsszene.
Die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung eines einzigartigen Ortes mitzuwirken.
Ein vielfältiges Aufgabenspektrum, das keine Langeweile aufkommen lässt.
Ein engagiertes Team, das deine Leidenschaft für Bildung, Innovation und Zusammenarbeit teilt.
Eine Teilzeitstelle (zwischen 16-24 Stunden/Woche) mit einer anfänglichen Befristung von 6 Monaten und der Option auf Verlängerung.
Arbeiten mit Holocracy, einem Management-Framework mit umfassender Autonomie, Verantwortung und Eigenverantwortung.
Freier Zugang zu den Co-Working Spaces von Impact Hub (24/7; einschließlich Climate Lab & Future Health Lab).
Freier Zugang zu den Veranstaltungen und Angeboten von Impact Hub (Tickets für verschiedene Veranstaltungen; einschließlich Climate Lab & Future Health Lab & Education Lab).
Team-Building Tage und Aktivitäten.
Zugang zu 100+ Impact Hubs weltweit.

Rolle: 16-24 Stunden (Montag - Freitag)
Start: 1. April 2025
Kompensation: Gehalt zwischen € 27.020 und € 36.000,- brutto auf der Grundlage von 40 Stunden pro Woche. Das tatsächliche Gehalt hängt von der Qualifikation und Erfahrung ab.

Bewerbungsprozess

Bereit, Teil unserer Mission zu werden?
Wenn du dich in dieser Beschreibung wiederfindest und Lust hast, in einem jungen und dynamischen Team mitzuwirken, freuen wir uns auf deine Bewerbung! Bitte sende dazu deinen CV und eine Beschreibung, warum du die richtige Person für diesen Job bist, in Form deiner Wahl (zB. Video, Motivationsschreiben, Kunstwerk etc.) via unser Formular.

Apply for this job

Description

Shaping the Future of Education with Us!

In the spring of 2025, a unique place will open its doors: a Center for Educational Innovation, created in close collaboration with the City of Vienna and numerous partners. Here, educators, educational initiatives, and stakeholders from politics, business, and administration will come together to network and learn from each other. Our goal is to promote the most effective solutions and innovations and bring them to kindergartens, schools, and the entire education system as quickly as possible.

To bring this inspiring place to life, we are currently seeking a dedicated and organized Space and Event Host (f/m/d) to ensure that our members and guests feel completely at ease. You are the first impression that counts – a friendly face that welcomes visitors and resolves their concerns.

Your Responsibilities

Your Mission:

Host with Heart & Community Connector: You create an inspiring and welcoming atmosphere where everyone feels welcome and at home. This includes warmly greeting, assisting, and guiding members and guests, as well as being the friendly face of the Education Lab at all events.
Event Wizard & Logistics Genius: You organize and manage internal and external events and meetings, from detailed preparation to smooth execution. You handle all logistics, including setting up rooms and catering areas for coworking, meetings, and events.
Space Expert & Tech Enthusiast: You assist room bookers during their events, warmly welcome them, guide them through the premises, and set up the technology. You ensure our technical infrastructure runs smoothly and provide support as needed, in coordination with the on-site Facility Management.
Organization Pro & Office Manager: You maintain oversight of all operations, from space management to coordination with external partners, such as catering services and suppliers. You manage office supplies, office equipment, incoming and outgoing mail, and the ICT infrastructure.
Reception Expert: You manage reception duties, answer calls and emails, process mail, and ensure the opening and closing of the premises.

What you bring

Your Profile:

You are a communication talent with strong organizational skills.
Hospitality and service orientation are your strengths.
Ideally, you have experience in hospitality, tourism, or facility management.
You work independently and are also a team player.
You have a passion for education, innovation, and collaboration.
You have an affinity or experience with technical infrastructure.
You are proficient in MS Office and other relevant software applications.
You are goal- and impact-oriented and have strong problem-solving skills.
You have excellent German and English skills.
You possess a valid work permit for the European Union.

Reasons to join

What you can expect:

A dynamic and inspiring work environment at the heart of the educational innovation scene.
The opportunity to actively participate in shaping a unique space.
A diverse range of tasks that ensure there’s never a dull moment.
A dedicated team that shares your passion for education, innovation, and collaboration.
A part-time position (between 16-24 hours/week) with an initial fixed-term contract of 6 months and the option for extension.
Work with Holacracy, a management framework with comprehensive autonomy, responsibility, and self-management.
Free access to Impact Hub’s co-working spaces (24/7; including Climate Lab & Future Health Lab).
Free access to Impact Hub’s events and offerings (tickets¹for various events; including Climate Lab & Future Health Lab & Education Lab).
Team-building days and activities.
Access to 100+ Impact Hubs worldwide.
Role: 16-24 hours (Monday - Friday)
Start: April 1, 2025
Compensation: Salary between €27,020 and € 36.000,- gross/year based on 40 hours per week. Actual salary depends on qualifications and experience.

Application process

Ready to be part of our mission?

If you see yourself in this description and are eager to contribute, we look forward to receiving your application! Please send your CV and a description of why you are the right person for this job, in your preferred format (e.g., video, cover letter, artwork, etc.), via our form.

Apply for this job

Your application!

We appreciate your interest in working with us.. Please fill in the following short form. Should you have any difficulties in uploading your files, please contact us by mail at alexandra.pediacova@impacthub.net.