Hospitality & Bookings Sales Coordinator (m/f/x)

Festanstellung, Teilzeit · Future Health Lab, Impact Hub Vienna

Description

As an Hospitality & Bookings Sales Coordinator, you will ensure the smooth coordination of all event logistics and taking the lead for generating booking sales. This includes welcoming clients, setting up event spaces, managing on-site catering, coordinating various suppliers, and aligning with different departments. You will serve as the main point of contact for space bookers, ensuring they feel at home and that every aspect of their event is executed seamlessly. You will work closely with our Hospitality Lead.

The position is for 35 hours/week with working hours depending on the event schedule.

Your Responsibilities

Hospitality Coordinator:
- Preparing logistics incl. set up of rooms, catering areas (drinks, snacks…) etc. for co-working, meetings and events
- Servicing space bookers during their events (welcome them, show them space, set up tech with them (connect laptops, microphones, screens…), be main contact person during events)
- Welcoming clients and directing them to the relevant team members / hosts / members / meeting rooms etc.
- Having an overview on all events and meetings happening in the space and what is needed
- Maintaining the catering equipment and the coffee machines
- Coordinate catering deliveries, ordering food & beverages for smaller catering services, manage on-site catering services, overseeing catering setup and ensuring high-quality service delivery.
- Occasional Front Desk hosting
Bookings Sales Coordinator:
- Prospecting - Identifying and pre-qualifying potential new customers and closing new business to hit growth targets outlined in the sales plan.
- Supporting the development and adaptation of room related products and Setting up prices for room bookings and related products.
- Managing client contact channels and processing incoming room booking requests
- Reporting on achieved and projected sales of products related to room bookings
- Providing clients with a proactive customer experience during the sales pipeline
- Performing market research and benchmarking for room related products and services
- Using CRM system to develop comprehensive contact lists, workflows and sequences

What you bring

Professional experience in hospitality, catering, or event management, preferably in a corporate environment.
Experience in Sales and/or Marketing field.
A hands-on approach, strong flexibility, and a keen attention to detail.
Willingness to adapt to flexible working hours based on the event schedule.
Experience in dealing with corporate representatives or business clients is an advantage, ensuring a professional and service-oriented approach.
Excellent written and spoken proficiency in German and English.
Valid work permit for Austria.

Reasons to join

Unique learning opportunities in a creative & open-minded team
Community events such as international dinners, summer parties, winter celebrations, and other events.
Access to all offerings from Impact Hub, Climate Lab, and Future Health Lab.
Volunteer days, training programs, team activities, partner offers, and more.
Working with Holacracy, a management framework with extensive autonomy, responsibility and ownership

Job Specifications

Role: 35h/week
Start date: Feburary 2025
Compensation: The yearly salary for full-time is € 25.662 und € 40.740 gross. Depending on your education, qualifications and work experience, overpayment is possible.
Location: Future Health Lab (Alfred-Adler-Straße 1, 1100 Vienna), Impact Hub Vienna (Lindengasse 56, 1070 Vienna) & online

Application process

Please send your CV & a description of your motivation and why you are the right person for the job in whatever form you like (e.g. video, poster, document, etc.) via the application form.

Please note: We support diversity, openness and mutual respect. We evaluate incoming applications only on the basis of their professional qualifications. We consider applications regardless of ethnic and social origin, religion or belief, gender, sexual orientation, disability, age and all other diversity characteristics. We encourage applications from all backgrounds, communities and industries, and are committed to having a team that is made up of diverse skills, experiences and abilities.

About us

About Impact Hub Vienna

Impact Hub Vienna is a diverse community of founders, creatives, investors, established companies and NGOs who have one thing in common–we believe bold, entrepreneurial ideas can change society for the better. At Impact Hub, people innovate with heart, balancing social responsibility with profitability to build a world that works for all. We support the growth of socially impactful business ideas and technologies by hosting a vibrant community, an inspiring space, and customized accelerator programs.

With the Climate Lab in 2022 and now the Future Health Lab, we also build cross-sectoral communities around transformational themes and sectors. In addition, Impact Hub Vienna is part of a global Impact Hub network of over 16,000 members in 100+ locations worldwide. Our network headquarters is located right here in the heart of Vienna’s 7th district.

About Future Health Lab

The Future Health Lab is the new innovation centre for the healthcare of the future.Here, since 2023, active players of the Austrian healthcare system have been developing joint solutions for key challenges that no organisation can tackle alone. Public institutions, leading companies, interest groups and patient organisations, healthcare professionals, innovators and research institutions come together in new collaboration formats – unbureaucratically, in a protected space and on an equal footing.

The initial focus of the multi-stakeholder programmes is on the optimisation of patient pathways, the health of citizens in different environments and the design of the hospital of the future. We always ask questions instead of thinking things through at our desks: Users are involved in every innovation process right from the start. This is how innovation reaches people.

The Future Health Lab is run in partnership with the Federal Ministry of Social Affairs, Health, Care and Consumer Protection and the Austrian Health Insurance Fund, as well as together with the Impact Hub. Within walking distance of Vienna Central Station, the Future Health Lab offers more than 500m² of space for quality events – such as hybrid conferences, productive co-creation sessions, relaxed networking evenings and much more.

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Jobbeschreibung

Als Hospitality & Bookings Sales Coordinator bist du für die reibungslose Koordination aller Event-Logistik verantwortlich und übernimmst eine führende Rolle beim Generieren von Buchungsumsätzen. Deine Aufgaben umfassen unter anderem das Begrüßen von Kunden, das Einrichten von Eventflächen, die Betreuung des On-Site-Caterings, die Koordination verschiedener Lieferanten sowie die Abstimmung mit unterschiedlichen Abteilungen. Du bist die Hauptansprechperson für Raumbucher*innen, sorgst dafür, dass sie sich bei uns wohlfühlen und dass jedes Detail ihrer Veranstaltung nahtlos umgesetzt wird. Dabei arbeitest du eng mit unserer Hospitality Lead zusammen.

Die Position ist für 35 ausgeschrieben und die Arbeitszeiten richten sich nach dem Eventkalender.

Verantwortung

Hospitality Coordinator:

Vorbereitung der Logistik, einschließlich des Setups von Räumen und Cateringbereichen (Getränke, Snacks usw.) für Co-Working, Meetings und Events.
Betreuung von Raumbucher*innen während ihrer Veranstaltungen (Begrüßung, Raumbesichtigung, technische Einrichtung wie Laptops, Mikrofone, Bildschirme, Hauptansprechperson während der Veranstaltung).
Begrüßung von Kund*innen und Weiterleitung an relevante Teammitglieder, Hosts, Mitglieder oder Besprechungsräume.
Überblick über alle Events und Meetings im Raum sowie deren Anforderungen behalten.
Wartung der Catering-Ausrüstung und der Kaffeemaschinen.
Koordination von Catering-Lieferungen, Bestellung von Speisen und Getränken für kleinere Caterings, Verwaltung von Vor-Ort-Catering-Diensten, Überwachung des Catering-Setups und Sicherstellung eines hochwertigen Services.
Gelegentliches Hosting an der Rezeption.

Bookings Sales Coordinator:

Identifikation und Vorauswahl potenzieller neuer Kund*innen sowie Abschluss von neuen Geschäften zur Erreichung der Wachstumsziele im Verkaufsplan.
Unterstützung bei der Entwicklung und Anpassung von raumbezogenen Produkten sowie der Festlegung von Preisen für Raumreservierungen und verwandte Produkte.
Verwaltung von Kund*innenkontaktkanälen und Bearbeitung eingehender Anfragen zu Raumreservierungen.
Erstellung von Berichten über erzielte und prognostizierte Verkäufe von Produkten im Zusammenhang mit Raumreservierungen.
Proaktive Kundenerfahrung während des gesamten Verkaufsprozesses bieten.
Durchführung von Marktanalysen und Benchmarking für raumbezogene Produkte und Dienstleistungen.
Nutzung des CRM-Systems zur Entwicklung umfassender Kontaktlisten, Workflows und Sequenzen.

Eigenschaften

Berufserfahrung in den Bereichen Hospitality, Catering oder Eventmanagement, vorzugsweise in einem unternehmerischen Umfeld.
Erfahrung im Bereich Sales und/oder Marketing.
Eine praxisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität und ein ausgeprägter Blick für Details.
Bereitschaft, sich an flexible Arbeitszeiten entsprechend dem Eventkalender anzupassen.
Erfahrung im Umgang mit Unternehmensvertreterinnen oder Geschäftskundinnen ist von Vorteil und gewährleistet ein professionelles und serviceorientiertes Auftreten.
Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch.
Gültige Arbeitserlaubnis für Österreich.

Arbeitsumgebung

Einzigartige Lernmöglichkeiten in einem kreativen und aufgeschlossenen Team
Community-Events, wie internationale Dinner, Sommerfeste, Winterfeiern und weitere Veranstaltungen.
Zugang zu allen Angeboten des Impact Hub, Climate Lab und Future Health Lab.
Vorteile wie Volunteer Days, Trainingsprogramme, Teamaktivitäten, Partnerangebote und mehr.
Arbeiten mit Holacracy, einem Management-Framework, das umfangreiche Autonomie, Verantwortung und Eigenverantwortung bietet.

Angebot

Rolle: 35 Stunden/Woche
Startdatum: Februar 2025
Vergütung:Das Jahresbruttogehalt für Vollzeit beträgt € 25.662 bis € 40.740. Eine Überzahlung ist abhängig von Ausbildung, Qualifikationen und Berufserfahrung möglich.
Standorte: Future Health Lab (Alfred-Adler-Straße 1, 1100 Wien), Impact Hub Vienna (Lindengasse 56, 1070 Wien) & online

Bewerbungsprozess

Bitte sende uns deinen Lebenslauf und eine Beschreibung deiner Motivation, warum du die richtige Person für diese Position bist, in beliebiger Form (z. B. Video, Poster, Dokument, etc.) über das Bewerbungsformular.

Hinweis: Wir fördern Vielfalt, Offenheit und gegenseitigen Respekt. Eingehende Bewerbungen bewerten wir ausschließlich auf Basis ihrer beruflichen Qualifikationen. Wir berücksichtigen Bewerbungen unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter und allen anderen Diversity-Merkmalen. Wir ermutigen Menschen aus allen Hintergründen, Gemeinschaften und Branchen, sich zu bewerben, und sind bestrebt, ein Team mit vielfältigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Kompetenzen aufzubauen.

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